Se l’organizzazione è il cuore di un’azienda, la struttura organizzativa ne è la spina dorsale, senza la quale nessuna impresa può crescere e affrontare il lavoro al meglio, nelle attività quotidiane così come nei progetti futuri.
In questo articolo cercheremo di approfondire questo asset, per comprendere quali modelli esistono e come arrivare a progettare una struttura aziendale che ponga le basi per la crescita aziendale e il miglioramento della sua efficienza.
Cos’è la struttura organizzativa?
Immagina la tua azienda come una casa. L’hai sognata a lungo, l’hai progettata proprio come vuoi tu: forma, dimensioni, stanze, giardino, porte e finestre. L’hai arredata mettendoci dentro tutto ciò che desideri: valori, obiettivi da raggiungere, progetti da realizzare. Non resta che aprirla alle persone che vuoi al tuo fianco e dare finalmente inizio a questa meravigliosa avventura.
Eppure, chiediti: una casa può reggersi solo su questo? Non ha forse bisogno di una base solida sulla quale poggiarsi, di fondamenta ben costruite su cui svilupparsi per resistere nel tempo, continuando ad essere bella, funzionale e stabile? Di certo serve una struttura forte, realizzata con la giusta modalità e materiali di qualità, per non vederla crollare alla prima folata di vento.
Affinché la tua impresa funzioni in maniera eccellente, portando avanti con efficacia le attività quotidiane e affrontando con il giusto slancio ed energia le sfide del futuro, va anch’essa progettata proprio come se fosse una casa.
Il passo fondamentale da compiere è quindi definire la corretta struttura organizzativa aziendale.
Perché serve definire la struttura aziendale?
Una chiara struttura organizzativa è strategica per l’azienda che funziona bene, capace di svilupparsi e raggiungere importanti traguardi nel tempo.
Strettamente collegata all’organizzazione aziendale, strumento indispensabile per l’impresa, la struttura ha il compito di stabilire la suddivisione interna di ogni lavoro, in base agli obiettivi da raggiungere, con il fine ultimo di far sì che tutti si muovano tutti insieme in maniera precisa, coordinata e motivata per ottenere un risultato comune.
In particolare, tra le cose più importanti, la struttura aziendale prende in esame questi concetti:
- Leadership: responsabilità, direzione e motivazione.
- Divisioni e team: persone e reparti coinvolti nel lavoro.
- Ordine e gerarchia: regolazione e interconnessione fra ruoli e livelli.
- Coordinamento e controllo: funzionamento delle informazioni, comunicazione interna.
Come progettare la struttura organizzativa
La definizione della struttura organizzativa aziendale rappresenta una solida base per portare avanti al meglio progetti e mansioni sia nella quotidianità, che in una prospettiva a lungo termine grazie alla definizione chiara di persone, attività e funzioni.
La struttura aziendale, infatti, è legata a doppio filo alla gestione dei processi aziendali, la cui mappatura risulta vitale per un’impresa efficiente.
Pertanto, nel progettare un’efficace struttura organizzativa è necessario rispondere a precise domande:
- Quali sono gli obiettivi da raggiungere?
- Qual è il mercato in cui opera l’impresa?
- Che storia pregressa ha, quanta esperienza e maturità?
- Quali sono le sue dimensioni?
- Qual è il contesto entro cui si muove?
Tenendo conto di questi elementi, possiamo procedere con la progettazione della struttura più adatta alla nostra realtà.
Cosa significa definire la struttura organizzativa?
- Stabilire il giusto assetto rispetto allo scopo dell’impresa
Questa attività è essenziale per le nuove aziende, che devono scegliere la loro natura – ad esempio impresa individuale, società, ente, ecc. –, ma è importante anche per le realtà che già operano da tempo e che hanno la necessità, per diversi motivi, di modificare il proprio assetto. - Ordinare ogni reparto, compito e scopo dell’organizzazione
Operazione indispensabile affinché la struttura risulti stabile e allo stesso tempo flessibile anche in futuro.
- Stabilire regole e procedure
Per ciascun reparto e collaboratore, vanno definite regole che permettano di seguire e coordinare ogni attività, portando avanti le relazioni e il flusso di comunicazioni nel migliore dei modi.
- Scegliere il corretto modello di struttura organizzativa
Come vedremo, esistono diverse tipologie di struttura, perché ciascuna azienda è unica. Risulta quindi necessario scegliere la configurazione più idonea alla propria impresa.
Modelli e tipologie di struttura
Come ricordiamo sempre, ciascuna azienda è un universo a sé, ecco perché anche la struttura organizzativa non può sempre rispondere a precisi standard ed essere identica per tutte le imprese.
È necessario scegliere la tipologia più adatta alla propria realtà aziendale, basata su un modello di business efficace e produttivo, in linea con le persone coinvolte, con le attività da perseguire e soprattutto con gli obiettivi che ci proponiamo di raggiungere.
Senza dimenticare che la definizione della nostra struttura organizzativa deve anche garantire il giusto grado di flessibilità, per accompagnare i fisiologici cambiamenti che un’azienda subisce nel tempo. Essendo l’impresa stessa un organismo in costante evoluzione, infatti, anche la struttura aziendale dev’essere capace di abbracciare in maniera efficace tutte le possibili variazioni future.
Di seguito, abbiamo riassunto alcune fra le strutture aziendali più utilizzati, tutti frutto di teorie e modelli economici, che possono aiutarti a comprendere quale potrebbe essere la più adatta alla tua impresa.
Struttura organizzativa gerarchica
Un modello molto conosciuto, che si basa su una configurazione piramidale che procede a livelli dall’alto verso il basso.
Il vantaggio principale della struttura gerarchica è un chiaro controllo e coordinamento di attività tra i diversi livelli dell’organizzazione, con la precisa definizione di ruoli e funzioni per ogni reparto e persona coinvolta.
Tuttavia, il modello gerarchico presenta indubbi svantaggi, come l’accentramento delle decisioni in capo unicamente ai vertici e una scarsa valorizzazione dei collaboratori, che spesso possono sentirsi meri esecutori e non sufficientemente coinvolti e motivati. Viene insomma a mancare la condivisione dello scopo, degli obiettivi e degli stessi valori aziendali, che come sappiamo sono l’anima di un’impresa vincente e che funziona in armonia.
Struttura organizzativa funzionale
Questa configurazione si basa sulle funzioni specifiche di ciascun reparto – come ad esempio il reparto marketing, commerciale o HR di dell’azienda – con una suddivisione delle attività in base alle specializzazioni.
Una struttura di questo tipo permette di raggruppare attività della stessa natura o che hanno lo stesso obiettivo, per rendere ogni operazione più agevole ed efficace, potenziando in maniera straordinaria le singole aree coinvolte.
Il vantaggio principale è la possibilità offerta a ciascun collaboratore di sviluppare al massimo le proprie competenze e specializzazioni, allo stesso tempo consentendo alla singola area di essere estremamente efficace nell’ottenere i risultati preposti.
Il rischio, tuttavia, è che venga limitata la visione globale dell’impresa da parte del singolo collaboratore o reparto. Ecco perché va sempre mantenuto alto il livello di comunicazione e aggiornamento tra le diverse aree, che non devono mai essere considerate slegate l’una dall’altra, ma sempre interconnesse affinché l’organizzazione aziendale risulti davvero efficiente.
Struttura organizzativa divisionale
Di norma, questo modello viene scelto dalle grandi multinazionali o aziende che operano all’interno di organizzazioni estese, realtà che si muovono in contesti e mercati differenti, oppure che presentano un’offerta molto diversificata.
Ciascuna area geografica o mercato avrà necessariamente la propria divisione con precise risorse e funzioni.
Vi sono poi alcuni reparti specifici che operano invece a livello centrale, che riguardano ad esempio attività amministrative, sistemi informativi e HR.
Il vantaggio principale è una maggiore flessibilità da parte di ciascuna divisione, che può muoversi più agevolmente senza dipendere dall’amministrazione centrale.
Lo svantaggio, come accade anche per il modello funzionale, è una maggiore difficoltà di comunicazione tra le divisioni, che sono spinte a operare in maniera autonoma e senza confrontarsi con le altre. Anche in questo caso, è necessario procedere con specifiche attività informative che mantengano costante la connessione tra le diverse business unit, evitando possibili conflitti tra di esse.
Organizzazione a matrice
Tipica delle aziende che suddividono le attività per progetti o prodotti da realizzare, ciascuno con un proprio team, questa struttura è frutto della fusione di due modelli: funzionale e divisionale.
L’organizzazione a matrice sovverte quella gerarchica, poiché si basa su un controllo più orizzontale che verticale, e ciascun collaboratore può essere coinvolto in più gruppi di lavoro contemporaneamente, in base alle proprie competenze. Accanto al manager funzionale, che controlla in modo verticale il lavoro, compare infatti la figura del project manager come responsabile orizzontale dei progetti e facilitatore dei processi.
Si tratta di un’organizzazione flessibile a livello strutturale, che risponde appieno ai mercati e ai processi produttivi in continuo cambiamento.
I vantaggi più evidenti sono sicuramente una maggiore efficacia nel raggiungimento dell’obiettivo da parte del team grazie alle competenze condivise, operazioni più flessibili, un coordinamento migliore delle attività da parte del project manager e un’ottima misurazione di performance e risultati.
Il rischio è un sovraccarico di lavoro da parte di alcuni collaboratori, impegnati su più progetti e coinvolti in più team, e possibili incomprensioni tra responsabili e risorse operative.
Ecco perché è necessario basare la struttura organizzativa a matrice su costante flessibilità, scambio di opinioni e idee, partecipazione attiva e coinvolgimento di tutte le persone dell’organizzazione.
Gerarchia piatta – o flat organization
Tipica di start-up o aziende medio-piccole, viene utilizzata anche da imprese di dimensioni maggiori in virtù degli indubbi vantaggi che presenta, soprattutto a favore dei collaboratori.
L’organizzazione gerarchica piatta, infatti, si basa su una minore supervisione dei dipendenti e una maggiore condivisione decisionale, con il conseguente incremento del livello di responsabilità del collaboratore. Le decisioni, quindi, risultano più facili da prendere e anche la comunicazione è più veloce ed efficace.
L’assenza di figure manageriali di controllo intermedio comporta anche una riduzione dei costi per l’azienda. Tuttavia, lo svantaggio principale diviene proprio la mancanza di persone di riferimento, che può comportare una maggiore confusione operativa e meno specializzazione tra le risorse coinvolte.
Anche il ruolo di ciascun collaboratore può non sempre risultare chiaro, a discapito della gestione generale dei processi e delle attività.
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Sappiamo infatti come collaboratori, settori e processi aziendali debbano essere collegati fra loro in maniera strategica e ben organizzata per raggiungere grandi risultati. Il nostro percorso di consulenza organizzativa, sempre personalizzato in base all’organismo unico che è la tua impresa, è utile proprio a questo: ottimizzare la gestione della tua azienda, rendendo l’insieme di persone, team, processi e aree perfettamente coordinato e gestito al meglio.
Progettiamo la struttura organizzativa con il percorso di consulenza strategica più in linea con la tua realtà e con gli obiettivi che sogni di raggiungere, iniziando proprio dallo studio approfondito del tuo business, del contesto in cui opera, dei settori che coinvolge e dei ruoli di ciascuno, oltre naturalmente alla disamina di processi e prodotti.
Il risultato sarà una forte accelerazione nello sviluppo della tua impresa, che finalmente potrà contare sulla struttura organizzativa corretta, stabile e forte per portare avanti al meglio le attività quotidiane, e allo stesso tempo flessibile per vincere le sfide future reggendosi su solide basi.
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