Cos’è l’organizzazione aziendale?
Nella dottrina classica, il significato di organizzazione aziendale è presente in moltissimi libri accademici, blog, siti e articoli di settore.
Pur concordando con gran parte di quanto possiamo apprendere da questa visione convenzionale, noi di Amajor vogliamo abbracciare una definizione più in linea con il nostro spirito unconventional che sempre ci contraddistingue. Ecco perché in questo articolo, oltre a presentare le basi tradizionali dell’organizzazione aziendale, ci piace provare a raccontarla iniziando dal punto di vista di chi la vive, la interpreta e soprattutto la crea quotidianamente: l’imprenditore e i suoi obiettivi più profondi.
L’organizzazione aziendale, infatti, non è semplicemente un organigramma stampato, appeso al muro e a volte lasciato ingiallire dal tempo. L’organizzazione è un’entità viva e in continua crescita, che cambia quotidianamente, si adegua, si muove in quanto strettamente legata alle strategie e allo scopo imprenditoriale.
Perché è fondamentale organizzare l’impresa?
Quando si parla di organizzazione aziendale è bene richiamare prima di tutto cosa significa la parola “organizzazione”: lo strumento che aiuta a predisporre il necessario per il raggiungimento di un obiettivo. Quindi organizzare significa ordinare un sistema in parti interdipendenti e correlate, al fine di realizzare azioni o comportamenti orientati al perseguimento di un risultato.
Pertanto l’organizzazione aziendale viene definita come un gruppo di persone formalmente unite per raggiungere uno o più obiettivi comuni, che individualmente riuscirebbero difficilmente a ottenere.
All’interno dell’organizzazione aziendale, trovano fondamento le strutture organizzative che si articolano in base a due criteri principali:
- La suddivisione del lavoro: come vengono suddivise le attività fra le persone coinvolte.
- I meccanismi di coordinamento: come vengono coordinate le persone tra cui è suddiviso il lavoro.
Va sempre ricordato che non esiste la struttura organizzativa migliore in assoluto. È invece strettamente necessario comprendere le dimensioni e gli obiettivi di un’azienda per determinare quale possa essere la struttura che consente alle persone di lavorare al meglio.
Possiamo infatti studiare all’infinito modelli e teorie, ed è fondamentale per avere basi solide dalle quali muoversi, ma non basta! Alla fine, tutto si concentra in questi due quesiti fondamentali:
- Le persone all’interno dell’organizzazione lavorano in modo ottimale?
- I processi e la struttura sono davvero funzionali al loro lavoro?
Rispondere non è che il primo passo verso un’organizzazione aziendale che funziona.
Le regole d’oro dell’organizzazione aziendale
La storia può darci un prezioso aiuto nel fornire grandi esempi di organizzazione, mostrandoci anche quali risultati importanti siano stati raggiunti.
Basti pensare alla Torre di Babele: finché gli uomini erano organizzati in squadre, con un linguaggio comune che guidava tutti verso l’obiettivo, si stava costruendo la torre più alta mai vista prima, con lo scopo condiviso di raggiungere Dio. Poi, come la parabola racconta, dal momento in cui venne fatto in modo che ognuno parlasse lingue diverse, l’organizzazione e la coesione iniziarono a mancare.
O ancora, ricordiamo le civiltà Egizia e Romana che hanno permesso la costruzione di Imperi e opere straordinarie, che ancora oggi lasciano la loro impronta nella società in cui viviamo. Anche qui c’era un obiettivo comune, anche in questo caso si lavorava all’unisono.
Ma dove possiamo trovare oggi l’emblema della perfetta organizzazione, paragonabile al funzionamento delle nostre aziende? Riflettici bene: è molto più semplice di ciò che immagini!
Pensa al corpo umano e alla sua ideale suddivisione di compiti e obiettivi: una sinergia complessa e incredibilmente perfetta. Non è forse come un’impresa sana, forte e in crescita?
Tutto inizia così.
L’analisi dell’organizzazione aziendale
Procedere con l’adeguata analisi organizzativa è un passaggio fondamentale e strategico per migliorare i processi aziendali, proprio perché il punto di partenza è sempre e soltanto uno: le persone, il bene più prezioso di un’impresa.
Di norma, il percorso di analisi è strutturato attraverso tre fasi importanti.
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1. Esame approfondito della realtà imprenditoriale attuale
Partiamo dal contesto, l’universo entro cui è nata e si sviluppa la tua realtà imprenditoriale. Da questo momento, faremo assieme un percorso che ti aiuterà a riscoprire le idee e i desideri più profondi che hanno fatto nascere la tua azienda, per trasformarli in obiettivi misurabili e traguardi raggiungibili, con estrema concretezza.
Avere una visione chiara e trasparente della tua realtà aziendale, anche di tutti gli aspetti che pur avendo ogni giorno davanti è difficile cogliere pienamente, ti permetterà di comprendere ciò che funziona e ciò che invece ne blocca lo sviluppo, evidenziando con immediatezza gli aspetti positivi sui quali investire e i gap che rallentano la crescita, per migliorarli e ottimizzare l’intera organizzazione.
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2. Valutazione e revisione di ciascun ruolo
Permettere che tutti all’interno della tua azienda, dipendenti e collaboratori, possano avere un ruolo che valorizzi appieno le loro competenze e predisposizioni è essenziale per la crescita di un business sano. Sono le tue persone la vera forza dell’impresa, ecco perché esaminare e rivedere ciascun ruolo all’interno dell’organizzazione è un’attività fondamentale, che contribuisce in maniera tangibile non solo all’efficienza, ma anche al benessere di coloro che ne fanno parte. I tuoi collaboratori devono potersi riconoscere nel proprio ruolo, essere soddisfatti di ciò che fanno. Solo così potranno dare il massimo e rappresentare il vero slancio della tua realtà imprenditoriale.
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3. Ottimizzazione
In realtà, più che una semplice fase, si tratta di un’attività da compiere costantemente per il benessere dell’impresa. Ottimizzare ruoli, processi, azioni, risorse e obiettivi è essenziale nella vita di un ecosistema in continuo sviluppo come quello aziendale.
La mappatura dei processi aziendali è uno strumento di grande aiuto in questa fase, proprio perché delinea con grande chiarezza i percorsi per portare avanti con successo un progetto, tracciare i flussi delle attività in essere e di quelle future per ottimizzarle al meglio, definendo con precisione le azioni e le persone coinvolte.
Come si sviluppa l’organizzazione
L’organizzazione di un’azienda è un sistema articolato e complesso, proprio perché basato sulle relazioni umane e sulle propensioni di ciascuno.
Ecco perché è fondamentale avere una conoscenza approfondita delle persone all’interno dell’azienda, oltre che delle loro attività e mansioni.
La definizione dell’organigramma
L’organigramma aziendale mette nero su bianco ruoli, funzioni e persone all’interno dell’impresa. Troppo spesso dimenticato o sottovalutato, l’organigramma in realtà è la base indispensabile per un’azienda che funziona bene ed è capace di generare valore, proprio in virtù della possibilità di tenere sotto controllo in maniera immediata e pratica la reale struttura aziendale.
Solitamente, iniziamo definendo l’organigramma attuale, identificando i punti di forza e di debolezza della struttura in essere, individuando anche i miglioramenti da attuare nel breve termine e le problematiche da correggere.
In seguito, inizia la creazione dell’organigramma futuro, che avvicina in maniera concreta al raggiungimento degli obiettivi, in un’ottica di sviluppo aziendale.
Il cruscotto aziendale
Si tratta di una scheda che aiuta in modo pratico la gestione dell’impresa. Attraverso questo fondamentale strumento, infatti, è possibile tenere sotto controllo l’intero organigramma aziendale, così da monitorare agevolmente non solo i singoli processi in essere e le persone coinvolte, ma anche gli obiettivi raggiunti e da raggiungere, i punti critici e le problematiche da correggere. Il cruscotto aziendale aiuta così a prendere le decisioni fondamentali per un’azienda, monitorando in modo ottimale l’attuazione delle strategie e i risultati.
Solitamente, la creazione del cruscotto aziendale è compito dell’area dirigenziale di un’impresa e dei team manager, che strutturano e definiscono con precisione gli obiettivi di business dai quali partire con ciascuna attività.
Come si crea?
Di norma, sono tre gli step essenziali per creare e gestire al meglio il cruscotto aziendale:
- Tipologia e finalità
Senza obiettivi non esistono percorsi di crescita e progetti di successo. Per prima cosa, vanno quindi stabiliti gli obiettivi aziendali e di conseguenza la tipologia di strumento da utilizzare, scegliendo ad esempio se dev’essere basato su un singolo processo, oppure se deve offrire una visione globale d’insieme. - Stabilire i KPI
Avere sotto controllo i progetti messi in atto dall’azienda e misurarli significa in primis monitorare le prestazioni attraverso i corretti KPI, o indicatori di performance. È quindi necessario analizzare con estrema competenza ciascun indicatore, affinché sia funzionale al raggiungimento degli obiettivi prefissati. - Automatizzare
È molto utile collegare il cruscotto aziendale al sistema di controllo di gestione utilizzato dall’azienda, così da poter conservare in sicurezza e rintracciare agevolmente tutti i dati, per sfruttarli al meglio nello sviluppo dell’impresa.
Il mansionario aziendale
Si tratta di uno strumento profondamente collegato all’organigramma, che aiuta a impiegare al meglio le risorse a disposizione dell’azienda per ciascuna area di lavoro, allo stesso tempo valorizzando le competenze di ogni persona coinvolta. Integrare il mansionario aziendale all’organigramma permette infatti di definire con maggior precisione ruoli, responsabilità e obiettivi, oltre naturalmente alla vision aziendale.
Definire con accuratezza il mansionario aiuta anche a svolgere il proprio lavoro con più tranquillità e consapevolezza.
Che cosa definisce il mansionario aziendale?
- Vision e Mission
Qual è il sogno che ha fatto nascere l’impresa, quali sono gli obiettivi da raggiungere e come farlo rappresentano le domande essenziali alla base del mansionario. La definizione successiva di ruoli e competenze arriverà in maniera più fluida e naturale. - Descrizione del ruolo
Chiarire quali siano la posizione lavorativa, le responsabilità e le attività previste per tutte le persone all’interno dell’organizzazione è il secondo fondamentale step, oltre a identificare anche i ruoli strettamente collegati a ciascuno. - Caratteristiche
Vengono qui racchiusi aspetti essenziali come scopo di ruolo, funzioni previste e responsabilità di ogni posizione lavorativa. È un passaggio molto utile per sviluppare l’efficienza di ogni area aziendale e ottenere maggiori risultati. - Competenze
In questa fase vengono definite con chiarezza le competenze associate al ruolo, sia di base, quindi necessarie per portare avanti una determinata attività, sia più specifiche o trasversali.
Teorie e modelli di organizzazione aziendale
Esistono diverse teorie e modelli operativi dedicati all’organizzazione aziendale. Citiamo in questa sede i principali, per fornire un quadro generale su questo stimolante quanto complesso settore.
Vogliamo ricordare che per noi di Amajor non esistono percorsi standard: esiste il tuo, personalizzato, su misura, basato sui tuoi reali obiettivi aziendali. L’unico che possa portare concreto valore all’impresa.
Modello di Thompson
Secondo l’”Azione organizzativa” di Thompson (1967), ciascuna organizzazione definisce il proprio settore entro il quale agire, le risorse da ottenere, la produzione, il target e i servizi offerti. Questi rappresentano i “punti di contatto con l’ambiente”, ovvero i processi di azioni esterne strategiche e rilevanti per il presente e il futuro dell’impresa.
L’ambiente stesso, secondo Thompson, non influenza l’organizzazione, ma è anzi il risultato dei processi di scelta aziendali, e proprio per questo è soggetto a continui cambiamenti nel tempo.
Grazie al modello di Thompson si possono individuare quelli che vengono chiamati “Vincoli e contingenze”, problematiche e blocchi che vanno risolti e ottimizzati per aiutare l’organizzazione a raggiungere i propri obiettivi.
Herbert Simon
La teoria di Simon si basa sui comportamenti umani e le relazioni all’interno delle organizzazioni.
Del resto, le persone sono l’anima di un’azienda, ecco allora che comprendere come vengano prese determinate decisioni e le premesse che stanno alla base di ciascun comportamento aiuta a definire il funzionamento dell’organizzazione stessa, il flusso delle attività interne all’azienda e le scelte che ogni persona compie nel lavoro quotidiano in rapporto al proprio ruolo.
Teorie contingenti
Si tratta di norme sociali che nascono in contrapposizione alle logiche standard di definizione delle organizzazioni. Secondo queste teorie, l’azienda è un sistema aperto che reagisce agli stimoli dell’ambiente in cui è calata, capace di modificarne la struttura nel tempo.
Negli anni ’70, tutte queste teorie sono confluite nella cosiddetta Scuola Contingente, che si basa proprio sulla diversità di ciascuna organizzazione e sulle condizioni dell’ambiente esterno.
Kaizen
Filosofia moderna che nasce dai termini giapponesi “Kai” – cambiamento – e “Zen” – migliore – con il significato quindi di “azione che migliora i punti negativi”. La volontà di cambiare, evolvere e migliorarsi, insomma, che sta alla base delle organizzazioni aziendali che funzionano.
A livello strategico, l’approccio Kaizen studia l’efficienza della produttività aziendale attraverso lo sviluppo di una gestione orientata alla continua ottimizzazione dei costi e della qualità.
Lean Production
Viene definita “produzione snella” un sistema virtuoso che riduce ed elimina gli sprechi aumentando la consapevolezza della qualità di ciò che viene realizzato.
È quindi una teoria opposta alla produzione di massa, che vede il suo centro nel valore di un bene, nelle azioni che portano a realizzarlo attraverso processi fluidi, attività che seguono una logica pull, ovvero realizzate solo quando è necessario e richiesto dal processo e dal miglioramento continuo (in questo, si collega alla teoria Kaizen).
Filosofia 5S
Prevede l’ottimizzazione dell’organizzazione aziendale attraverso 5 passaggi strategici, eliminando tutto ciò che non è direttamente funzionale alle attività e ai processi.
Anche questa filosofia si basa sulla tradizione giapponese, prendendo spunto dalle iniziali di cinque termini orientali che scandiscono questo affascinante metodo:
- Seiri: separare ciò che serve da ciò che non è utile all’azienda e che ne spreca le risorse.
- Seiton: sistemare tutto ciò che è funzionale alle attività.
- Seiso: pulire e tenere in ordine, senza nascondere ciò che non funziona, ma anzi ponendovi rimedio.
- Seiketsu: standardizzare attraverso fasi ripetitive per ottimizzare ulteriormente tempi, risorse e attività.
- Shitsuke: sostenere facendo in modo che questo metodo possa essere condiviso da tutti e sia parte di ogni processo aziendale.
Come migliorare l’organizzazione aziendale con Amajor
L’organizzazione è un’entità in continua evoluzione, cambia nel tempo, cresce e si modifica com’è nella natura di un’impresa che agisce in maniera attiva e sempre proiettata alle sfide future.
Risulta quindi essenziale monitorare l’organizzazione e ottimizzarla in base sia agli obiettivi imprenditoriali, sia al piano di sviluppo aziendale.
Il tipo di approccio seguito da Amajor è sempre valoriale. Sono infatti gli obiettivi condivisi a muovere l’intera organizzazione, a farla procedere nella stessa direzione fino a raggiungere i traguardi più importanti.
Ecco perché i modelli che applichiamo partono sempre dai valori dell’imprenditore, che si trasformano in vision, mission e piano di espansione.
In Amajor, attraverso percorsi personalizzati di analisi organizzativa ti aiutiamo a individuare gli obiettivi e sviluppare l’efficienza aziendale, iniziando proprio dalle persone e dai tuoi valori più profondi. Avrai così a disposizione uno strumento molto concreto per gestire e ottimizzare i processi aziendali, sviluppato proprio a partire dall’organigramma che definisce in maniera nitida e concreta ruoli e relazioni all’interno della tua impresa.
Cosa otterrai dal percorso di organizzazione aziendale?
- Analisi precisa di risorse e processi aziendali.
- Maggiore produttività e soddisfazione dei tuoi collaboratori.
- Organigramma chiaro, che funziona e che porta risultati concreti.
- Strategia pratica di crescita e sviluppo aziendale.
